1. Mise à disposition des locaux

Sous le contrôle de l’intendant, les locaux du Serment peuvent être mis à disposition de tous les Confrères et Compagnons à des fins privées, moyennant l’accord préalable du Conseil. Toute demande d’occupation doit lui être adressée par écrit au moins un mois avant la date de l’événement, sauf cas imprévisible.

L’occupation du local par un confrère ne pourra être admise que pour sa famille, et cela jusqu’au 2ème degré (Communions, anniversaires, noces d’or, etc.), à l’exclusion de toutes fins commerciales ou professionnelles.

Le non respect de cette clause peut être une cause de refus d’occupation ultérieure du local décidée par le Conseil.

Au regard de la qualité du sol, toute soirée dansante y est interdite.

Toute occupation se fera en bon père de famille et le demandeur veillera à faire respecter les lieux par ses convives. Unique responsable, il répondra de tous dommages provoqués par ses invités et sous-traitants, comme le traiteur par exemple.

Les frais d’occupation sont catégorisés comme suit :

• Pour un repas complet avec utilisation de micro-ondes, fours, etc.… l’indemnité d’occupation s’élève à 115 €.
• Pour un repas froid, l’indemnité d’occupation s’élève à 75 €.
• Pour une simple réunion de 2 à 3 heures, sans nourriture l’indemnité d’occupation s’élève 40 €.

Ces montants couvrent les différents frais d’occupation comme l’eau, le chauffage, l’électricité et pourront être revus chaque année par le Conseil.

Le montant des frais d’occupation doit être viré sur le compte du Serment BE20 3701 0590 1556   –   BIC : BBRUBEBB avec la date d’occupation en communication.

La mise en ordre du local et le nettoyage seront assurés par le preneur. Les déchets seront mis dans des sacs poubelles de la ville d’Enghien et seront évacués par le preneur.

Il y a lieu d’insister sur l’impérative nécessité de mettre les locaux en état opérationnel spécifique aux réunions et séances de tir du vendredi sous peine de refus de toute nouvelle occupation.

Tout matériel extérieur aux activités courantes hebdomadaires du Serment doit être dégagé.

Les recettes du bar seront exclusivement réservées au profit du Serment.

2. Intervention de tiers

Si la manifestation nécessite l’intervention d’un traiteur, liberté totale pour le choix de celui-ci est accordée en respect des conditions énumérées au point 1. pour autant que le traiteur choisi puisse attester que lui-même, ou sa société, est suffisamment assuré en responsabilité civile pour tout éventuel dommage au local et à son mobilier.

3. Services clubs – sponsors reconnus incluant un repas

Sur sollicitation d’un sponsor reconnu par le Conseil ou des Services Clubs qui compte parmi leurs membres au moins un membre effectif du Serment et qui peut justifier d’une libéralité vis à vis de celui-ci, l’occupation du local pourra leur être accordée ponctuellement, dans le respect des critères repris sous les articles 1 et 2. L’indemnité d’occupation est fixée dans ce cas à 200 € (à inclure dans le prix du repas).

Le fruit des consommations sera exclusivement ristourné au Serment.

4. Associations culturelles Enghiennoises

Le local peut être mis à disposition des associations culturelles enghiennoises, pour autant qu’un ou plusieurs confrères en fassent partie (ce qui facilitera d’autant plus les problèmes de maintenance : ouverture et fermeture des portes, mise en route du chauffage, etc.) pour autant que le confrère demandeur se porte responsable et respecte les conditions du Chapitre 7, 1.

La Confrérie de la Double d’Enghien, compte tenu des relations privilégiées qui unissent le Serment à celle-ci, a une priorité pour l’occupation du local pour ses réunions du dernier mercredi du mois pour autant qu’elle s’acquitte annuellement des indemnités d’occupation qui lui est spécifique, des traditionnelles contributions à la réception commune organisée à l’issue de la procession.
La Fanfare Royale d’Enghien occupe le local tous les mardis soir pour ses répétitions et bénéficie d’un accord spécial qui peut être revu chaque année lors de l’AG, et en contre partie garantit l’accompagnement musical lors de la journée de la messe et du banquet du Roy ou de cérémonies exceptionnelles.

5. Autres réunions

Le local peut être occupé pour une simple réunion à la demande d’un confrère qui se porte responsable et qui fait partie du groupement organisateur, suivant les conditions reprises au point 1.

6. Dégâts et dédommagement

Tout dégât sera pris en charge par le preneur. Le dédommagement sera estimé en valeur à neuf et équivalent à la valeur de remplacement ou de réparation des dégâts ; l’état des lieux sera établi de manière contradictoire avec l’intendant (ou la personne qu’il désignera en cas d’empêchement) avant occupation et à son recollement à l’issue de celle-ci.

7. Réservation du local

Toute demande de réservation du local doit être adressée à l’Intendant du local. Cette demande devra être adressée par écrit ou par email.

8. Initiation au tir à l’arbalète

Tout confrère sollicitant l’occupation du local devra faire la demande expresse au Conseil s’il souhaite que ses invités participent à une démonstration de tir à l’arbalète. Cette initiation sera en tout cas assurée par deux ou trois confrères qui veilleront à l’encadrement, l’écolage et la sécurisation de l’activité.